Un jeudi de septembre à Nyon, la gérante d'une petite fiduciaire de huit personnes reçoit un appel d'un client : « J'ai reçu un e-mail de Julien avec un lien étrange, il n'est pas parti chez vous en mars ? » Julien a quitté l'entreprise il y a six mois, en bons termes, avec un pot de départ et un bouquet. Pourtant son adresse e-mail fonctionne toujours, il est encore membre du dossier partagé des clients, et son mot de passe du logiciel comptable n'a jamais été désactivé. Personne n'a rien oublié par négligence : le jour du départ, chacun pensait que quelqu'un d'autre s'en occupait.
Le scénario est banal, et il coûte plus cher qu'on ne l'imagine. Comptons avec vos propres chiffres. Une PME de vingt personnes voit partir en moyenne trois ou quatre collaborateurs par an, en comptant les temporaires, les stagiaires et les mandataires externes. Pour chacun, il y a facilement dix accès à fermer : messagerie, agenda, espace de partage, logiciel comptable, CRM, outil de planning, comptes bancaires en ligne, réseaux sociaux de l'entreprise, wifi, badge ou clés. Si chaque accès demande cinq minutes pour être retrouvé, vérifié et fermé, cela fait une heure par départ, soit quatre heures par an. Ce n'est pas le temps qui fait mal. C'est le risque : un seul accès oublié sur un dossier client, et c'est une fuite de données, une explication délicate à donner et parfois une annonce à faire au Préposé fédéral à la protection des données. À cela s'ajoutent les coûts cachés : un abonnement logiciel payé pour une personne qui n'est plus là, à 30 ou 50 CHF par mois, soit 360 à 600 CHF par an et par licence oubliée, et des notifications de clients qui continuent d'arriver dans une boîte que personne ne lit.
Le cadre légal ne laisse pas beaucoup de marge. La loi fédérale sur la protection des données révisée, en vigueur depuis septembre 2023, demande à l'entreprise de protéger les données personnelles par des mesures adaptées, et un ancien collaborateur qui peut encore ouvrir les dossiers de vos clients en est un cas d'école. Le Code des obligations demande de son côté au collaborateur de rendre tout ce qu'il a reçu pour son travail à la fin du contrat, mais cela ne fonctionne que si vous savez précisément ce qu'il avait reçu. Dans la région, le sujet est encore plus sensible à cause des profils très mobiles : frontaliers qui travaillent depuis la France deux jours par semaine, mandataires qui interviennent pour plusieurs sociétés, jeunes qui font un stage de trois mois. Plus les départs sont fréquents, moins la mémoire de l'équipe suffit.
La sortie n'est pas un grand projet informatique. Le premier pas est une simple liste, une par collaborateur : quels outils, quels accès, quelles clés, quel matériel. Un agent IA s'appuie sur cette liste pour faire ce que personne n'a le temps de faire. Dès que la date de départ est connue, il prépare la liste de fermeture, rappelle à chacun ce qui le concerne et fixe l'échéance au dernier jour de travail. Le jour J, il déclenche ce qui peut l'être automatiquement, comme la redirection des e-mails vers un collègue et la désactivation des comptes, et il demande une confirmation pour le reste. Chaque semaine, il compare les comptes réellement actifs avec la liste du personnel et signale ceux qui n'ont plus de propriétaire.
Ce qui change surtout, c'est que la fermeture devient vérifiable. Vous gardez une trace datée de ce qui a été fermé, par qui et quand, ce qui rassure votre fiduciaire, votre assurance et, le cas échéant, un client exigeant. L'agent travaille avec les outils que vous utilisez déjà et ne prend aucune décision seul sur les accès sensibles : il prépare, il rappelle, il vous soumet. Pour la protection des données, mieux vaut privilégier un hébergement en Suisse ou dans l'Union européenne, limiter ce que l'agent peut voir au strict nécessaire et vérifier avec votre prestataire où les informations sont stockées. Un premier test se fait sur un seul type de départ, par exemple les stagiaires, avant de l'étendre à toute l'équipe. Comptez quelques semaines pour que la liste soit juste, puis la routine s'installe : au troisième départ, plus personne ne se demande qui devait faire quoi, et la personne qui s'en va repart avec un message clair sur ce qui lui est demandé de rendre.
Pour savoir où vous en êtes, faites l'exercice cette semaine : prenez les trois derniers collaborateurs partis, et vérifiez si leur adresse e-mail, leur accès au dossier partagé et leur compte dans votre logiciel principal sont toujours actifs. Si au moins un accès répond oui, vous avez trouvé votre point de départ. Notez ensuite, sur une page, les dix accès que chaque nouvelle personne reçoit à son arrivée : c'est la même liste qu'il faudra fermer à son départ. Lemany accompagne les PME de Genève et Vaud pour transformer cette page en un processus simple, qui tourne tout seul et que vous pouvez montrer à n'importe quel client qui pose la question.
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